Aujourd’hui, l’automatisation des tâches répétitives représente un enjeu stratégique majeur. Selon Gartner, 75 % des nouvelles applications d’entreprise seront développées sur des plateformes low-code d’ici 2026. Dans ce contexte, Power Automate s’impose comme l’outil de choix pour générer automatiquement des fichiers Excel et les stocker dans SharePoint — sans écrire une seule ligne de code. Voici comment y parvenir en six étapes claires.
Prérequis et licences : tout est inclus dans Microsoft 365
Avant de commencer, il est important de noter qu’aucune licence Power Automate Premium n’est requise pour ce scénario. Les deux connecteurs utilisés — SharePoint et Excel Online (Business) — sont des connecteurs standard, inclus dans tous les plans Microsoft 365 (Business Basic, Business Standard, E1, E3, E5). Seul un accès à un site SharePoint et à une bibliothèque de documents est nécessaire. C’est là un avantage concurrentiel majeur de Power Platform : la richesse fonctionnelle sans surcoût de licence.
Les 6 étapes pour créer un fichier Excel avec Power Automate
Tout d’abord, le flux est déclenché par un événement — une planification récurrente, la modification d’un élément SharePoint ou un déclencheur manuel. Les données sont ensuite récupérées depuis une liste SharePoint grâce à l’action Get items.
Dans un deuxième temps, les colonnes utiles sont filtrées via l’action Select (connecteur Data Operations). Cette étape permet de ne retenir que les champs pertinents avant d’écrire dans Excel. Par ailleurs, un nom de fichier dynamique est généré avec l’action Compose à l’aide de l’expression formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd'), garantissant un fichier unique à chaque exécution.
Ensuite, le fichier Excel vide est créé dans la bibliothèque SharePoint grâce à l’action Send an HTTP request to SharePoint — l’endpoint utilisé est _api/web/GetFolderByServerRelativeUrl('Documents')/Files/add(url='nom.xlsx',overwrite=true). Une fois le fichier créé, un tableau structuré y est inséré via Create table (connecteur Excel Online Business), avec définition des colonnes souhaitées.
Enfin, chaque ligne de la liste SharePoint est écrite dans le tableau Excel grâce à l’action Add a row into a table, placée dans une boucle Apply to each. C’est cette itération automatique qui permet de générer un fichier complet, quel que soit le volume de données à traiter.
3 cas d’usage concrets pour votre entreprise
Ce type de flux est applicable à de nombreux scénarios métier. Premièrement, le rapport de ventes hebdomadaire automatique : le flux est déclenché chaque lundi matin, extrait les opportunités d’une liste SharePoint et génère un Excel daté déposé dans un dossier d’archive. Deuxièmement, l’export d’inventaire à la modification : dès qu’un élément de stock est mis à jour, un snapshot Excel est créé automatiquement pour assurer la traçabilité. Troisièmement, la génération de bons de commande : à la création d’une commande dans SharePoint, un fichier Excel formulé est produit et stocké dans la bibliothèque du site client concerné. Pour explorer d’autres scénarios d’automatisation avec SharePoint, consultez notre article sur l’intégration de l’IA dans SharePoint.
Limites techniques à connaître avant de déployer
Avant de mettre en production un tel flux, quelques contraintes techniques doivent être prises en compte. La taille maximale du fichier Excel généré est limitée à 25 Mo par le connecteur Excel Online Business. Par ailleurs, un délai de mise à jour pouvant atteindre 30 secondes est observé après écriture des premières lignes. Enfin, le throttling de l’API impose un maximum de 100 appels par minute et par connexion — un paramètre critique pour les flux traitant de grands volumes de données. Pour gérer des fichiers plus volumineux ou des automatisations plus avancées, la fonctionnalité Run script (Office Scripts) constitue une alternative à explorer. Elle est également disponible via le connecteur Excel Online Business.
En définitive, Power Automate offre une solution accessible et puissante pour générer des fichiers Excel dynamiques et les stocker automatiquement dans votre environnement Microsoft 365. Aucune compétence en développement n’est requise, et les connecteurs nécessaires sont inclus dans votre licence existante. Envie d’aller plus loin ? Découvrez nos autres tutoriels Power Platform pour automatiser l’ensemble de vos processus métier.
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